Засади

використання автоматизованої системи документообігу суду у Бережанському районному суді Тернопільської області

1. 1. Загальні положення

1.1. Цими Засадами визначаються повноваження та порядок розгляду зборами суддів  Бережанського районного суду (далі – суд) питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу справ між суддями та порядку формування колегій суддів з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду судових справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (здійснення адміністративних повноважень тощо).

Інші питання, що стосуються формування колегій, а також здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

2. 2. Завдання автоматизованої системи

2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію  вхідної та вихідної кореспонденції , в тому числі судових справ, етапів їх руху, а також внутрішніх документів суду;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

 визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої  Положенням інформації для розміщення на вебсайті суду вебпорталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі електронних примірників судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних в автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

3. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи

3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор суду.

3.3. Обов'язки технічного адміністратора в суді виконує головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.

3.4. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.5. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену  Положенням інформацію.

3.6. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

3.7. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3.8. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

3.9. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

4. 4. Розподіл судових справ між суддями

4.1. Справи, підсудні Бережанському районному суду, розглядаються суддями одноособово, окрім справ, які відповідно до законодавства розглядаються колегіально.

4.2. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

4.3. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи  в порядку надходження (рішення зборів суддів від 28 березня 2024 року №1);

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

4.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи (окрім  розподілу судових справ, шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді), що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів, (за наявності наказу голови суду), за винятком справ, які підлягають розгляду слідчим суддею, які не розподіляються за 7 календарних днів до початку відпустки (рішення зборів суддів від 23.05.2018 року №4), та виборчих справ, по яких, обмеження призначення справи перед відпусткою не встановлюється (рішення зборів суддів від 23.05.2018 року №4).

за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

під час перебування судді в нарадчій кімнаті тривалістю, що превищує один повний робочий день (рішення зборів суддів №3 від 24.11.2023 р);

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4.5. Збори суддів мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених  Положенням.

5. 5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

5.1. Автоматизований розподіл справ у суді здійснюється  між усіма суддями, з врахуванням визначеної зборами суддів спеціалізації, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

5.2.  Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН,

При цьому, відповідно абзацу 11 п. 2.3.3. Положення при розрахунку коефіцієнта навантаження судді враховувати дні у які щодо  такого судді судові справи не розподіляються, за винятком днів, коли суддя фактично відсутній - у період відпустки, під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні; підвищенні кваліфікації; участі у семінарських заняттях; діяльності органів суддівського самоврядування, тощо без відбуття у відрядження; у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, - з моменту рішення про призначення (рішення зборів  суддів № 5 від 11.10.2017 р).

5.3.1.  Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

5.3.2. У разі неможливості розподілу справ, які підлягають розгляду слідчим суддею (дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи) проводити автоматизований розподіл таких справ між усіма суддями, яким у цей період можливо  здійснювати розподіл (рішення зборів суддів № 4 від 23.05.2018 року).

5.4. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

5.5. Якщо судова справа підлягає розгляду  колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в  суді визначається головуючий судя із числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Постійно діючі колегії у суді не утворюються, у зв’язку із невеликою чисельністю посад суддів у штаті суду.

5.6. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

6. 6. Розподіл судових справ шляхом їх передачі раніше визначеному у судовій справі судді

6.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

6.1.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

6.1.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду справи ( крім  ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

6.1.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

6.1.4. заяви про перегляд заочного рішення;

6.1.5. заяви та клопотання  з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

6.1.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

6.1.7. зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

6.1.8. заяви про відновлення втраченого судового провадження;

6.1.9. заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви; .

6.1.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

6.1.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

6.1.12. справ, про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

6.1.13. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання

6.2. У разі надходження клопотання та/або скарги, заперечення під час підготовчого судового розгляду кримінальних проваджень (на які заповнюється обліково-статистична картка з індексом 1-і) передавати головуючому судді, який проводить судовий розгляд основної справи за єдиним унікальним номером (рішення зборів суддів № 2 від 06.04.2022 року).

6.3.  У випадку одночасного надходження від однієї особи  кількох аналогічних заяв (позовних заяв) у справах між тими ж сторонами, про один і той же предмет, з тих же підстав, автоматичному розподілу підлягає перша із зареєстрованих заяв, а всі наступні долучаються  до заведеної справи,  та автоматичний розподіл у цих наступних заявах не проводиться.

6.4. У  разі надходження  заяви про відвід судді у розгляді справи про відвід іншого судді, така справа не підлягає автоматизованому розподілу, а приєднується до первинної справи про відвід судді й передається протоколом передачі раніше визначеному у такій (первинній) справі судді (рішення зборів суддів № 5 від 11.10.2017 року).

6.5. У разі повторно заявленого відводу головуючому судді однією і тією ж особою, в одному й тому ж провадженні, таку заяву після реєстрації передавати головуючому по справі для вирішення питання про наявність ознак зловживання правом на відвід з метою затягування кримінального провадження відповідно до ч.4 ст. 81 КПК України. У випадку встановлення головуючим суддею при розгляді таких заяв відсутності факту зловживання учасником процесу правом на відвід та прийняття ним (головуючим суддею) рішення про необхідність розгляду такої заяви по суті, така заява передається в загальному порядку на автоматичний розподіл для визначення судді, який її буде розглядати (рішення зборів суддів № 5 від 11.10.2017 року).

        6.6. Справи, зазначені  у  підпунктах 6.1.- 6.2. передаються раніше визначеному у судовій справі судді, незалежно від присутності його на роботі.

У випадку довготривалого лікарняного такі справи за розпорядженням голови суду підлягатимуть автоматизованому розподілу. (протокол зборів суддів №2 від 21 08.2023 року).

7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

7.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21  Положення.

7.2. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток № 14) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

7.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3  Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді.

7.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток № 14) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

8. 8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи  автоматизованої системи

8.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

 Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

8.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п. 8.1. обставин.

8.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 8.1. пункту 8, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду або особою, що виконує його обов`язки, згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.3 Положення.

8.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 8.1, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

9. 9. Внесення до табеля робочих днів суддів відомостей, що впливають на здійснення авторозподілу справ між суддями.

9.1. Внесення даних до табеля робочих днів суддів здійснюється визначеною наказом керівника апарату суду особою на підставі наказів голови суду про надання відпусток, про відрядження, у випадку хвороби, тощо.

9.2. Голова  суду чи особа, яка виконує його обов'язки, вирішує питання щодо необхідності внесення до розділу «Табель робочих днів» (команда «Не призначати слухань»)  щодо конкретного судді  значень:

- «Нарадча кімната» - у випадку виходу головуючого судді до нарадчої кімнати тривалістю, що перевищує один повний робочий день – на підставі доповідної записки секретаря судового засідання (рішення зборів суддів №3 від 24.11.2023 року).

За результатами розгляду відповідних подань (доповідних) голова суду (особа, що виконує його обов`язки), видає письмове розпорядження.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.